GUÍA # 4

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INTRODUCCIÓN

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos.

Todas estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.

LA ENTREVISTA

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este método a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.

Dentro de una organización, la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio.

Preparación de la Entrevista

1. Determinar la posición que ocupa de la organización el futuro entrevistado, sus responsabilidades básicas, actividades, etc. (Investigación).
2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organización).
3. Fijar un límite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicología).
4. Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Sicología).
5. Hacer la cita con la debida anticipación (Planeación).

Conducción de la Entrevista

1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).
2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).
3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).
5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.
8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).

Secuela de la Entrevista

1. Escribir los resultados (Documentación).
2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo).
3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación).

Recabar datos mediante la Entrevista

La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en ningún otra forma.

En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de datos cuantitativos.

Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se podría hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.

Determinación del tipo de Entrevista

La estructura de la entrevista varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres

Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posible respuestas.

Los analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.

Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada

FORMA DE PREGUNTA ABIERTA

FORMA DE PREGUNTA CERRADA

Ejemplo: obtener la información sobre las características de diseños críticas para los empleados. " algunos empleados han sugerido que la mejor forma para hacer eficiente el procesamiento de pedidos es instalar un sistema de computadora que maneje todos los cálculos..." bajo estas circunstancias ¿ apoyaría usted el desarrollo de un sistema de este tipo?.

Ejemplo: obtener la información sobre las Características de diseño críticas para los empleados. " La experiencia le ha proporcionado una amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja los pedidos..." Me gustaría que usted contestara algunas preguntas específicas en relación en lo anterior: -¿Qué etapas trabajas bien?¿cuáles no -¿En donde se presenta la mayor parte del problema? - ¿Cuándo ocurre un atraso, cómo se maneja? Entre otros

Selección de Entrevistados

Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para recopilar toda la información que se necesite en la investigación; incluso el analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio los analistas que estudian la administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal de almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más importante.

Realización de Entrevista

La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista depende del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos aquí para resolver su problema".

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que me está diciendo la persona?
• ¿Por qué me lo está diciendo a mí ?
• ¿Qué está olvidando?
• ¿Qué espera está persona que haga yo?

	Entrevista estructurada	Entrevista no estructurada
VENTAJAS	-Asegura la elaboración uniforme de las preguntas para todos los que van a responder. -Fácil de administrar y evaluar. -Evaluación más objetiva tanto de quienes responden como de las respuestas a las preguntas. -Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador. -Resulta en entrevistas más pequeñas.	-El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde. -El entrevistador puede explotar áreas que surgen espontáneamente durante la entrevista. -Puede producir información sobre área que se minimizaron o en las que no se pensó que fueran importantes.
DESVENTAJAs	-Alto costo de preparación. -Los que responden pueden no aceptar un alto nivel en la estructura y carácter mecánico de las preguntas. -Un alto nivel en la estructura puede no ser adecuado para todas las situaciones. -El alto nivel en las estructuras reduce responder en forma espontánea, así como la habilidad del entrevistador para continuar con comentarios hacia el entrevistado.	-Puede utilizarse negativamente el tiempo, tanto de quien responde como del entrevistador. -Los entrevistadores pueden introducir sus sesgos en las preguntas o al informar de los resultados. -Puede recopilarse información extraña -El análisis y la interpretación de los resultados pueden ser largos. -Toma tiempo extra recabar los hechos esenciales.

La OBSERVACIÓN

Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace.

"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.

Tipos de Observación

El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.

Preparación para la observación

1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.

Conducción de la observación

1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.

Secuela de la observación

1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

Sesiones de Grupo 

Un método desarrollado recientemente para recolectar ideas e información valiosa son las sesiones de grupo. En una sesión de grupo un pequeño número de individuos es reunido para conversar acerca de algún tema de interés para alguna compañía, institución o persona. La reunión, que dura aproximadamente una hora, es dirigida por un moderador el cual asegura que en la sesión se discutan los temas deseados y que se formen discusiones acerca de las ideas planteadas por los participantes.

La sesión de grupo es actualmente una de las técnicas más utilizadas en las investigaciones de mercado. Ha probado ser sumamente productiva al
1. Generar hipótesis que luego pueden ser probadas cuantitativamente.
2. Generar información que ayude a estructurar eficientemente los cuestionarios al consumidor.
3. Proveer información general para la categoría de un producto. 4. Descubrir las impresiones y el concepto sobre un producto o servicio nuevo.

En las sesiones de grupo participan de ocho a doce miembros. Esta es la cantidad ideal de participantes porque si se reducen aumenta la posibilidad que el grupo sea dominado por algún participante y si son más suele suceder que pierden la atención. Los miembros de la sesión de grupo son seleccionados para que cada sesión sea compuesta por un grupo homogéneo. Un grupo es homogéneo cuando los participantes no tienen grandes diferencias de nivel educativo, socioeconómicas, y políticas. Esta homogeneidad lleva a que los participantes actúen de una manera más desinhibida y así aporten información más valiosa. Además, los participantes cumplen con una o varias características predefinidas por el cliente.

Con las sesiones de grupo la empresa contratante del servicio tiene la certeza que está recogiendo una amplia gama de información entre sus clientes. Debido a que cada grupo es bastante homogéneo, el objetivo se logra llevando a cabo varias sesiones con diferentes tipos de participantes. Una investigación normalmente consta de 4 a 8 sesiones, así se asegura que las opiniones de los principales tipos de consumidores sean tomadas en cuenta.

Objetivos y aplicación 
La utilización de las sesiones de grupo ha probado tener una gran ventaja. Esta es que las ideas fluyen espontáneamente durante las sesiones. La opinión de uno de los participantes genera toda una discusión entre el grupo. Rápidamente los participantes se ambientan y así le brindan información objetiva y útil al interesado. Esto sucede porque las personas se sienten más cómodas en este ambiente de grupo pequeño y homogéneo que si fueran entrevistadas individualmente.

Las principales aplicaciones de las sesiones de grupo son
Generación de hipótesis que más adelante se evaluarán de manera cuantitativa.
Desarrollo de nuevas ideas para un producto o su introducción en el mercado.
Generación de información para preparar estudios cuantitativos. · Profundización en los motivos, razones y actitudes que determinan las acciones de los consumidores.
Evaluación de conceptos y evaluación publicitaria.
La técnica de las sesiones de grupo ha probado ser una herramienta sumamente útil para las compañías que necesitan descubrir qué es lo que realmente piensan los consumidores sobre sus bienes o servicios. La eficiencia para generar buena información y la eficacia de esta en la toma de decisiones y estrategia ha resultado ser sumamente valiosa. 

GUÍA # 3

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Orígenes de la teoría de sistemas

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).

La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Los supuestos básicos de la TGS son

1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales.
2. Esa integración parece orientarse rumbo a un teoría de sistemas.
3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales.
4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro más grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

Características de la Teoría General de Sistemas

Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos han atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes:

Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.

Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más bien de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.

Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado final o una posición de equilibrio.

Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar las actividades que finalmente originaran el logro de una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas necesitan.

Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades, una fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la salida difiere de la forma de entrada.

Entropía. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos tienden hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo movimiento y degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.

Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.

Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados por subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción de sistemas en otros sistemas.

Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones por componentes es una característica de todos los sistemas y permite al sistema focal adaptarse a su ambiente.

Equifinalidad. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes. Contrasta con la relación de causa y efecto del sistema cerrado, que indica que sólo existe un camino óptimo para lograr un objetivo dado. Para las organizaciones complejas implica la existencia de una diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar las mismas de diversas maneras. 

Dadas estas características se puede imaginar con facilidad una empresa, un hospital, una universidad, como un sistema, y aplicar los principios mencionados a esa entidad. Por ejemplo las organizaciones, como es evidente, tienen muchos componentes que interactúan: producción, comercialización, contabilidad, investigación y desarrollo, todos los cuales dependen unos de otros.

Al tratar de comprender la organización se le debe encarar en su complejidad total, en lugar de considerarla simplemente a través de un componente o un área funcional. El estudio de un sistema de producción no produciría un análisis satisfactorio si se dejara de lado el sistema de comercialización.

Tipos de sistemas
Pueden ser físicos o abstractos:

Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. 

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software. 
En cuanto a su naturaleza

Pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. 

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
• Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
• Facturas (interfase automático).
• Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

• Cálculo de antigüedad de saldos.
• Cálculo de intereses moratorios.
• Cálculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

• Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
• Catálogo de clientes.
• Facturas.

Salidas:

• Reporte de pagos.
• Estados de cuenta.
• Pólizas contables (interfase automática)
• Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:

1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. 
   Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura 1.3.

A continuación se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de Información.

Sistemas Transaccionales. Sus principales características son:

• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

• Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

• Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

• Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

• Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales características de estos son:

• Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
• La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

• No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

• Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

• Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

Evolución de los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

• Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
• Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.
• El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.
• El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.
• El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.
• En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.
• Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

• Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

• Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

• El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría.

• El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

• Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

• Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

• Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

• Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

• Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

• El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

• El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

• En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

• Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

• Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:

• La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
• Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
• En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
• El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.
• En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
• Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

• El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
• Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
• El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

• Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).
• Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.
• En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

GUÍA #1

GUÍA  #1

EL PROGRAMADOR

Un programador es aquella persona que escribe, depura y mantiene el código fuente de un programa informático, es decir, del conjunto de instrucciones  que ejecuta el hardware de una computadora para realizar una tarea determinada. La programación es una de las principales disciplinas dentro de la informática. En la mayoría de los países, programador  es también una una categoría profesional  reconocida.

Los programadores también reciben el nombre de desarrolladores de software , aunque estrictamente forman parte de un equipo de personas de distintas especialidades (mayormente informáticas), y siendo que el equipo es propiamente el desarrollado

DESCRIPCIÓN 

El programador se encarga de la implementación de prototipos mediante un lenguaje de programación , que copilados pueda entender la computadoras.

Inicialmente, la profesión se formalizó desde el enfoque tayloriano de la especialización de funciones en la empresa. Así, el proceso de producción de se software concibe como un conjunto de tareas altamente especializadas donde está claramente definido el papel de cada categoría profesional:

El analista, tiene como cometido analizar un problema y describirlo con el propósito de ser solucionado mediante un sistema de información 

El programado cuya única función consistía en trasladar las especificaciones del analista en código ejecutable para la computadora. Dichas especificaciones se recogen en un documento denominado cuaderno de carga, medio de comunicación entre ambos. Esto se consideraba un trabajo mecánico y de baja cualificación.

Hoy día se reconoce que este enfoque no es válido para organizar tareas de tipo intelectual, como es el desarrollo de software. De manera que la profesión de programador ha ido evolucionando. Las dificultades de comunicación entre analistas y programadores (un mero documento no basta para describir lo que se quiere hacer) dio origen a una categoría de profesional intermedia, denominada analista-programador. La concepción original del programador ha desaparecido siendo sustituida por la de un profesional mucho más formado y con unas funciones menos "mecánicas".

La profesión de analista también ha evolucionado, surgiendo el concepto diseñador (de software). Esto se debe a los avances de la ingeniería del software donde se reconoce que el análisis es una actividad compleja y distinta del diseño. Escuetamente, el análisis describe el problema (es decir qué hacer) mientras que el diseño describe la solución (cómo hacerlo).

En la mayoría de países industrializados esto ha dado lugar a la categoría profesional del diseñador o arquitecto del software

 ESPECIALIDADES 

Estrictamente hablando, la profesión de programador no conoce especialidades. No obstante, existen diversas ramas por las que se decantan los propios profesionales y que se ven reflejadas en la oferta de empleo. Así, es posible mencionar algunas:

Programadores de maderamen. Aunque se cree extinta la actividad en los viejos grandes sistemas informáticos, lo cierto es que aún existen muchos en funcionamiento que requieren mantenimiento. La tecnología que manejan estos, programadores es radicalmente distinta a la del resto, motivo por el que se puede considerar ésta como la rama más especializada. Entre sus conocimientos se cuenta COBOL , RPG, JCL,base de datos jerárquicas, etc.

EL ROL DEL ANALISTA DE SISTEMAS 

• Objetivos de aprendizaje
• Tipos de sistemas
• Aplicaciones de comercio electrónico y sistemas web
• La necesidad del análisis y diseño de sistemas
• Roles del analista de sistemas
• Cualidades del analista de sistemas
• El ciclo de vida del desarrollo de sistemas
• Impacto del mantenimiento
• Ingeniería inversa y re ingeniería de software
• Análisis y diseño de sistemas orientado a objetos
• Programación extrema y otras metodologías alternas

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

Una vez que haya dominado el material de este capitulo, podrá:

• 1. Recordar los tipos básicos de sistemas de cómputo con los que debe trabajar un analista de sistemas.
• 2. Entender la manera en que las nuevas tecnologías influyen en la dinámica de un sistema.
• 3. Reconocer los diversos roles de un analista de sistemas.
• 4. Conocer los pasos del SDLC y saber como aplicarlos a un sistema real.
• 5. Comprender la función de las herramientas CASE y como ayudan a un analista de sistemas.
• 6. Explorar otras metodologías como el diseño de sistemas orientados a objetos y la elaboración de prototipos.

Desde hace mucho tiempo, las organizaciones han reconocido la importancia de administrar recursos claro como la mano de obra y las materias primas. En la actualidad, la información se ha ganado el legítimo derecho de ser considerada como un recurso clave. Los encargados de la toma de decisiones por fin han comprendido que la información no es tan solo un producto derivado de la conducción de los negocios, sino un impulsor de los mismos y que puede constituir un factor crucial en el éxito o fracaso de una empresa.

Para maximizar la utilidad de la información, una empresa debe administrarla de manera eficiente, como lo hace con los demás recursos. Los administradores deben comprender que los costos tienen una estrecha relación con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información. A pesar de que la información está en todas partes, no es gratuita, y no se debe asumir que se podrá usar estratégica mente para aumentar la competitividad de una empresa.

La amplia disponibilidad de computadora en red, junto con el acceso a Internet y la World Wide Web, han propiciado una explosión de la información en la sociedad en general y en los negocios en particular. La administración de la información generada por computadora difiere en aspectos importantes del manejo de los datos producidos por medios manuales. Por lo general hay una mayor cantidad de información de computadora por manejar. Los costos de organizarla y darle mantenimiento se puede incrementar a niveles alarmantes, y con frecuencia los usuarios la consideran más precisa que la información obtenida por otros medios. En este capitulo se examinan los aspectos básicos de los diferentes tipos de sistemas de información, los diversos roles de los analistas de sistemas las fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC, Systems Development Life Cycle) y se presentan las herramientas de Ingeniería de Software Asistida por Computadora (CASE, Competer-Aided Software Enginering).

TIPOS DE SISTEMAS

Los sistemas se desarrollan con diversos propósitos, según las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones ( TPS,Transaction Prosesing Systems)funcionan al nivel operativo de una organización, los sistemas de automatización de la oficina ( OAS, Office Automation Systems) y los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems) apoyan el trabajo al nivel del conocimiento. Los sistemas de información gerencial (MIS, Management Information Systems) y los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, Decision Support Systems) se encuentran entre sistemas de alto nivel. Los sistemas expertos aplican el conocimiento de los encargados de la toma de decisiones para solucionar problemas estructurados específicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) se encuentran en el nivel estratégico de la administración. Los sistemas de apoyo a la tomas de decisiones en grupo (GDSS, Competer-Supported Collaborative Work Systems),descritos de manera mas general, auxilian la toma de decisiones semiestructuradas o no estructuradas a nivel de grupo.

En la figura 1.1 se muestra la diversidad de sistemas de información que podrían desarrollar los analistas. Observe que en la figura estos sistemas se representan de abajo hacia arriba, indicando que los TPS apoyan el nivel operativo, o más bajo, de la organización, mientras que los ESS, GDSS y CSCWS soportan el nivel estratégico, o mas alto, apoyando la toma de decisiones semiestructuradas o las no estructuradas. En este libro se emplean de manera indistinta los términos sistemas de información gerencial, sistema de información (IS, Information Systems), sistemas de información computarizados y sistemas información de negocios computarizados, para denotar sistemas de información computarizados que apoyan el rango de actividades de negocios más amplio mediante la información que producen.

Programadores de "Nuevas Tecnologías". Esta es una rama que gira en torno a Internet, los nuevos servicios como la Web 2.0 y los negocios por medios electrónicos o e-commerce. Entre sus conocimientos destacan lenguajes del lado del servidor como Java, ASP, .NET, JSP, PHP, Ruby, Python o Perl , y lenguajes del lado de cliente como HTML, XHTML, CSS, Javascript ó AJAX (conjunto de tecnologías existentes como XML y Javascript). 

Programadores de Firmware y videojuegos. Destacan sus conocimientos de hardware, Microprocesadores, ensamblador y C.

Programadores de sistemas abiertos. Rama asociada a la Arquitectura Cliente-Servidor. Requiere conocimientos de C, Pascal, etc.

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processig Systems) son sistema de información computarizada creado para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con transacciones rutinarias de negocios, como las nominas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlas a cabo de manera manual, aunque los usuarios aun tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.

Los sistemas de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con externos. Es importante para las operaciones cotidianas de un negocio, que estos sistemas funcionen si ningún tipo de interrupción, puesto que los administradores recurren a los datos producidos por los TPS con el propósito de obtener información actualizada sobre el funcionamiento de sus empresas.

SISTEMAS DE AUTOMATIZACION DE LA OFICINA Y SISTEMA DE TRABAJO DEL CONOCIMIENTO

Existen dos clases de sistemas en el nivel del conocimientote una organización. Los sistemas de automatización de la oficina (OAS, Office Automation Systems) apoya a los trabaja-dores de datos, quienes por lo general no generan conocimientos nuevos, sino mas bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con resto de la organización y en ocasiones más allá de ésta. Entre los componentes mas comunes de un OAS están el procesamiento de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica y las comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia.

Los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS, Knowledge Work Systems) sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos, de creación de nuevo conocimiento y dan a éstos la posibilidad de compartirlo con sus organizaciones o con la sociedad.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Los sistemas de información general (MIS, Management Information Systems) no reemplazan a los sistemas de procesamientote transacciones, mas bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información computarizados cuyo propósitos es contribuir a la correcta interacción entre los usuarios y las computadoras. Debido a que re-quieren que los usuarios, el software (los programas de cómputo) y el hardware (las computadoras, impresoras, etc.), funcionen de manera coordinada, los sistema de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el análisis y la toma de decisiones.

Para acceder a la información, los usuarios de un sistema de información general comparten una base de datos común. Esta almacena datos y modelos que ayudan al usuario a interpretar y aplicar los datos. Los sistemas de información gerencial producen información que se emplea en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede contribuir a unificar algunas de las funciones de individual computarizadas de una empresa, a pesar de que no existe como una estructura individual en ninguna parte de esta.

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECESIONES

Los sistemas de apoyo a la de decisiones (DSS, Decisión Support Systems) constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada. Los DSS coinciden con los sistemas de información gerencial en que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos. Sin embargo, difieren en que el DSS pone énfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión definitiva es responsabilidadexclusiva del encargado de tomarla. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se ajustan más al gusto de la personas o grupos que lo utilizan que a los sistemas de información gerencial tradicionales. En ocasiones se hace referencia a ellos como sistema que se enfocan en la inteligencia de negocios.

SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

La inteligencia artificial (AI, Artificial Inteligente) se puede considerar como el campo general para los sistemas expertos. La motivación provincial de la AI ha sido desarrollar máquina que tenga un comportamiento inteligente. Dos de las líneas de investigación de la AI son la comprensión del leguaje natural y el análisis de la capacidad para razonar un problema hasta su conclusión lógica. Los sistemas que le plantean los usuarios de negocios (y de otras áreas).

Los sistemas expertos conforman una clase muy especial de sistema de información que se ha puesto a disposición de usuarios de negocios gracias a la amplia disponibilidad de hardware y software como computadoras personales (PCS) y generadores de sistemas expertos. Un sistema experto (también conocido como sistema basado en el conocimiento) captura y utiliza el conocimientote un experto para solucionar un problema específico en una organización. Observe que a diferencia de un DSS, que sede al responsable de toma de la decisión definitiva, un sistema experto selecciona la mejor solución para un problema o una clase especifica de problemas.

Los componentes básicos de un sistema experto son la base de conocimientos, un motor de inferencia que conecta al usuario con el sistema mediante el procesamiento de consultas realizadas con lenguajes como SQL (Structured Quero Language, lenguaje de consultas estructurado) y la interfaz de usuario. Profesionales conocidos como ingenieros de conocimiento capturan la pericia de los expertos y lo implementan. En muy factible que laconstrucción e implementación de sistemas expertos se constituya en el futuro de muchos analistas de sistemas.

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECIONES EN GRUPO Y SISTEMAS

DE TRABAJO COLABORATIVO APOYADOS POR COMPUTADORA

Cuando los grupos requieren trabajar en conjunto para tomar decisiones semiestructuradas

o no estructuradas, un sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS, Group Decisión Support Systems ) podría ser la solución. Este tipo de sistemas, que se utilizan en salones especiales equipados con diversas configuraciones, faculta a los miembros del grupo a interactuar con apoyo electrónico –casi siempre software especializado- y la asistencia de un facilitador especial. Los sistemas de apoyo ala toma de decisiones en grupo tienen el propósito de unir a un grupo en la búsqueda de la solución a un problema con la ayuda de diversas herramientas como los sondeos, los cuestionarios, la lluvia de ideas y la creación de escenarios. El software GDSS puede diseñarse con el fin de minimizar las conductas negativas de grupos comunes, como la falta de participación originada por el miedo a la represalias si se expresa un punto vista impopular o contrario, el control por parte de miembros elocuentes del grupo y la toma de decisiones conformista. En ocasiones se hace referencia a los GDSS con el término más general sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadora (CSCWS, Competer-Supported Collaborative Work Systems), que pueden contener el respaldo de un tipo de software denominado groupware para la colaboración en equipo a través de computadoras conectadas en red.

SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS

Cuando los ejecutivos recurren ala computadora, por lo general lo hacen de métodos que los auxilien en la toma de decisiones de nivel estratégicos. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Sistems) ayudan a estos últimos a organizar sus actividades relacionadas con el entorno externo mediante herramientas graficas y de comunicaciones, que por lo general se encuentra en sala de juntas o en oficinas corporativas personales. A pesar de que lo ESS dependen de la afirmación producida por lo TPS y los MIS, ayudan a los usuarios a resolver problemas de toma de decisiones no estructuradas, que no tienen una aplicación especifica, mediante la creación de un entorno que contribuye a pensar en problemas estratégicos de una manera bien informada. Los ESS amplían y apoyan las capacidades de los ejecutivos al darles la posibilidad de comprender sus entornos.

INTEGRACION DE LAS TECNOLOGIAS DE SISTEMAS

Como se aparecía en la figura 1.2, a medida que se adopten y difundan las nuevas tecnologías, parte del trabajo de los analistas de sistemas se dedicará a la integración de los sistemas tradicionales con los nuevos. En esta sección se describen algunas de las nuevas tecnologías de información que los analistas de sistemas utilizaran para empresas que buscan integrar sus aplicaciones de comercio electrónico con sus negocios tradicionales, o bien, iniciar negocios electrónicos completamente nuevos.

APLICACIONES DE COMERCIO ELECTRONICO Y SISTEMAS WEB

Muchos de los sistemas que se describen en este libro pueden dotarse de una mayor funcionalidad si se migran a la Word Wide Web o si desde su concepción se implementar como tecnologías basadas en la Web. En una encuesta reciente la mitad de todas las empresas pequeñas y medianas respondieron que Internet fue su estrategia preferida para buscar el crecimiento de sus negocios. Esta respuesta duplico a la de aquellos que manifestaron su inclinación por realizar alianzas estratégicas como medio para crecer. Hay muchos beneficios derivados de la implementación de una aplicación en la Web:

1. Una creciente difusión de la disponibilidad de un servicio, producto, industria, persona o

grupo.

2. La posibilidad de que los usuarios accedan las 24 horas.

3. La estandarización del diseño de la interfaz.

4. La creación de un sistema que se puede extender a nivel mundial y llegar a gente en lugares

remotos sin preocuparse por la zona horaria en que se encuentren.

SISTEMAS DE PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES

Muchas organizaciones consideran los beneficios potenciales que se derivan de la integración de los diversos sistemas de información que existen en los diferentes niveles administrativos, con funciones dispares. Esta integración es precisamente el propósito de los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning). El establecimiento de los sistemas ERP implica un enorme compromiso y cambio por parte de la organización. Es común que los analistas de sistemas desempeñan el papel de asesores en los proyectos de ERP que utilizan software patentado. Entre el software mas conocido de ERP se encuentran SAP, Peoplesoft y paquetes de Oracle y J.D. Edwards. Algunos de estos paquetes untan diseñados para migrar a las empresas a la Web. Por lo general, los analistas y algunos usuarios requieren capacitación, apoyo técnico y mantenimiento por parte del fabricante para diseñar, instalar, dar mantenimiento, actualizar y utilizar de manera apropiada un paquete de ERP en particular.

SISTEMAS PARA DISPOSITIVOS INALAMBRICOS Y PORTATILES

Los analistas tienen la exigencia de diseñar una gran cantidad de nuevos sistemas y aplicaciones, muchos de ellos para dispositivos inalámbricos y computadoras portátiles como la popular serie de computadoras Palm y otros asistentes personales digitales (PDAs, Personal Digital Assitants).Además los analistas podrían llegar a diseñar redes de comunicaciones estándar o inalámbricas que integren voz, video y correo electrónicos en intranets para una organización o extranets para la industria. El comercio electrónico inalámbrico se conoce como comercio móvil o m-commerce.

Las redes inalámbricas del área local (WLANs, Wireless Local Área Network), las redes de fidelidad inalámbrica, conocida como WF-FI, y las redes inalámbricas personales que agrupan a muchos tipos de dispositivos dentro del estándar conocido como el Bluetooth, constituyen sistemas cuyo diseño podría solicitarle a usted en su función de analista. (Para ahondar en las redes inalámbricas, véase el capitulo 17.)

En un contesto más avanzado, al analista podría solicitárseles el diseño de agentes inteligentes, software que puede ayudar a los usuarios a ejecutar tareas médiate el aprendizaje de las preferencias del usuario a través del tiempo y, continuación, realizando alguna acción sobre esta. Por ejemplo, en latecnología de recepción automática, un agente inteligente podría buscar temas de interés para el usuario en la Web, sin necesidad de que esté lo solicite, después de observar durante algún tiempo los patrones de comportamiento del usuario en relación con la información.

Un ejemplo de este tipo software es el que desarrolla Microsoft con base en la estadista bayesiana (donde se utilizan estadísticas para inferir probabilidades) y la teoría de toma de decisiones, en conjunto con el monitoreo del comportamiento de un usuario que maneja información entrante (como un mensaje de su casa, una llamada telefónica de un cliente, una llamada de celular o el análisis actualizado de su cartera de acciones). El resultado es software de manejo de notificaciones que da un valor monetario a cada pieza de información proveniente de diversas fuentes y también determina la mejor manera de desplegarla. Por ejemplo, con base en la teoría de la toma de dediciones, la probabilidad, la estadística y el propio comportamiento del usuario, a una llamada telefónica proveniente e la casa del usuario se le podría dar el valor de un peso y se desplegaría en la pantalla de la computadora, en tanto que a una llamada cuyo propósito es la venta de algún producto o servicio se le podrid asignar el valor de 20 centavos (es decir, un valor inferior) y podría desplegarse como nota en radiolocalizador.

SOFTWARE DE CODIGO ABIERTO

El software de código abierto es una alternativa al desarrollo de software tradicional cuyo código patentado se oculta a los usuarios. Representa un modelo de desarrollo y filosofía de distribución de software gratuito y publicación de su código (las instrucciones para la computadora) se puede estudiar y compartir, y muchos usuarios y programadores tienen la posibilidad de modificarlo. Las convenciones que rigen a esta comunidad incluyen que todas las modificaciones que se hagan a un programa deben compartirse con todos aquellos que participan en el proyecto. Entre los ejemplos se encuentran el sistema operativo Linux y el software Apache empleado en servidores que alojan sitios Web.

Si el software es de distribución gratuita, ¿Cómo ganan dinero las compañías? Para ello, tienen que proporcionar un servidor un servicio, personalizar programas para los usuarios y darle seguimiento con un soporte continuo. En un mundo de software de código abierto, el desarrollo de sistemas continuaría su evolución hacia una industria de servicios. Se apartaría del modelo de manufacturación en el que los productos se licencian y empacan en cajas vistosas y se envían hasta nuestras puertas, al igual que cualquier otro producto manufacturado.

El desarrollo de código abierto es útil para los dispositivos portátiles y el equipo de comunicaciones. Su uso podría estimular el progreso en la creación de estándares para que los dispositivos se comunicaran con más facilidad. El uso generalizado del software de código abierto podría solucionar problemas que pudiera causar la escasez de programadores y algunos problemas complejos podrían resolverse mediante la colaboración de muchos especialistas.

LA NECESIDAD DEL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

El análisis y diseño de sistema, tal como lo realizan los analistas de sistemas, tiene el propósito de analizar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos, procesar o transformar datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una empresa en particular. Mas aun, el análisis de sistemas se emplea para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de las empresas, a través de sistemas de información computarizados.

Y ésta es la razón por la cual necesitamos una computadora

La instalación de un sistema sin una plantación adecuada conduce a una gran decepción y con frecuencia provoca que el sistema deje de utilizarse. El análisis y diseño de sistema da forma al análisis y diseños de sistema de información, un esfuerzo muy valioso que de otra manera podría haberse realizado fortuita. Se le puede considerar como una serie de proceso sistemáticamente emprendido con el propósito de mejorar un negocio con ayuda de sistema de información computarizado. Gran parte del análisis y diseño de sistema implica trabajar con usuarios actuales y ocasionales de lo sistema de información.

Es impórtate que los usuarios intervengan de alguna manera durante el proyecto para completar con éxito los sistemas de información computarizados. Los analistas de sistemas, cuyo roles en la organización se describen a continuación, constituyen el otro componente esencial en el desarrollo de sistemas de información útiles.

ROLES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio mediante el examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente producción de información, con el propósito de mejorar los procesos de una organización. Muchas mejoras incluyen un mejor apoyo a las funciones de negocios a través del uso de sistemas de información computarizados. Esta definición pone énfasis en un enfoque sistemático y metódico para analizar- y en consecuencia mejorar- lo que sucede en el contexto específico creado por un negocio.

Nuestra definición de analista de sistema es amplia. El analista debe tener la capacidad de trabajar con todo tipo de gente y contar con suficiente experiencia en computadora. El analista desempeña diversos roles, en ocasiones varios de ellos al mismo tiempo. Los tres roles principales del analista de sistemas son el de consultor, experto en soporte técnico y agente de cambio.

OPORTUNIDAD DE CONSULTORIA 1.1

PARA COMERCIO ELECTRONICO CONTRATACION SANA: SE SOLICITA AYUDA

"Estarán felices de enterarse que logramos convencer a la administración de que debemos contratar un nuevo analista de sistemas que se especialice en el desarrollo de comercio electrónico", comento AL Falfa, analista de sistemas de la cadena internacional de tiendas Marathon Vitamin Shops. Actualmente se reúne con su numeroso equipo de analista de sistemas para determinar las cualidades con que debe contar el nuevo miembro de su equipo. Al continua: "De hecho, mostraron tanto interés por la posibilidad de que nuestro equipo colabore en la estrategia de comercio electrónico de Marathon que me indicaron que comencemos de inmediato nuestra búsqueda por el especialista y no esperemos hasta el otoño".

Ginger Rute, otra analista, muestra su aprobación: "Cuando la economía es saludable, la demanda de desarrolladores de sitios Web rebasa con mucho a la oferta. Debemos actuar con rapidez. Creo que el nuevo analista debe tener conocimientos en herramientas CASE, Visual Basic y Java Script, por mencionar algunos".

Al se sorprende al escuchar la larga de lenguajes que enumera Ginger y replica: "Tienes razón, esa es una de nuestras opciones. Sin embargo, también me gustaría que el nuevo mimbro tuviera algo de experiencia en negocios. La mayoría de los egresados de las escuelas tienen sólidos conocimientos deprogramación, pero también deberían saber sobre contabilidad inventarios y distribución de bienes y servicios".

La mas nueva en el grupo de analistas de sistemas, Vita Minn, se incorpora al debate: "Una de las razones por las cuales me incline a trabajar con todos ustedes fue porque considero que nos llevamos bastante bien unos con otros. Como tenia otras opciones, tuve cuidado de ver como era el ambiente aquí. Por lo que he visto, conformamos un grupo amistoso. Así que asegurémonos de contratar a alguien que cuente con una personalidad adecuada que se acople al equipo".

Al esta de acuerdo y continua: "Vita tiene razón. El nuevo analista debe ser alguien que se comunique bien con nosotros, lo mismo que con los clientes de negocios.

Siempre nos estamos comunicando de alguna manera, ya sea mediante presentaciones formales, dibujando diagramas o entrevistando a los usuarios. Si entienden por que se toman las decisiones, su trabajo también se facilitara. Asimismo, Maratón tiene interés en integrar el comercio electrónico en toda la empresa. Requerimos alguien que comprenda al menos la importancia estratégica de la Web. El diseño de paginas es solo una pequeña parte de esto".

Ginger interviene nuevamente con una buena dosis de sentido practico: "Deja eso en manos de la administración. Sigo creyendo que la nueva persona debe ser un buen programador". Luego reflexiona en voz alta: "¿Me pregunto que tan importante será saber UML para el puesto?"

Después de escuchar con paciencia los argumentos de todos, uno de los analistas veteranos, Cal Siem, interviene, bromeando: "¡Mejor beberíamos ver si Superman esta disponible!"

Mientras todos ríen, AL vislumbra la oportunidad de lograr el consenso y dice: "Hemos tenido la oportunidad de escuchar diferentes cualidades. Tomemos un momento y cada quien haga una lista de las cualidades que considere esenciales en la persona que se encargara del desarrollo del comercio electrónico. Las expondremos y continuaremos el debate hasta que definamos a la persona con suficiente detalle y podamos elaborar un perfil para que el departamento de recursos humanos le de seguimiento".

¿Qué cualidades debe buscar el equipo de analistas de sistemas al contratar l nuevo miembro del equipo de desarrollo de comercio electrónico? ¿Es más importante el conocimiento de lenguajes específicos o contar con habilidad para aprender con rapidez lenguajes y paquetes de software? ¿Qué tan importante es que la persona que se contrate tenga algunos conocimientos básicos de negocios? ¿Deberían todos los miembros del equipo contar con habilidades y conocimientos idénticos? ¿Qué rasgos personales y carácter debe tener un analista de sistemas que trabaje en el desarrollo de comercio electrónico?

EL ROL DE CONSULTOR DEL ANALISTA DE SISTEMAS

Con frecuencia, el analista de sistemas desempeña el rol de consultor para un negocio y, por tanto, podría ser contratado de manera específica para enfrentar los problemas de sistemas de información de una empresa. Esta contratación se puede traducir en una ventaja porque los consultores externos tienen una perspectiva fresca de la cual carecen los demás miembros de una organización. También se puede traducir en una desventaja porque alguien externo nunca conocerá la verdadera cultura organizacional. En su función de consultor externo, usted dependerá en gran medida de los métodos sistemáticos que se explican en este libro para analizar y diseñar sistemas de información apropiados para una empresa en particular. Además, tendrá que apoyarse en los usuarios de los sistemas de información para entender la cultura organizacional desde la perspectiva que tienen ellos.

EL ROL DE EXPERTO EN SOPORTE TECNICO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

Otro rol que tendrá que desempeñar es el de experto en soporte técnico dentro de la empresa en la cual labora de manera regular. En este rol el analista recurre a su experiencia profesional con el hardware y software de cómputo y al uso que se le da en el negocio. Con frecuencia, este trabajo no implica un proyecto completo de sistemas, sino más bien la realización de pequeñas modificaciones o la toma de decisiones que se circunscriben a un solo departamento.

Como experto de soporte técnico, usted no esta a cargo del proyecto; tan solo actúa como recurso para aquellos que si lo están. Si usted es un analista de sistemas contratado por una empresa de manufactura o servicios, gran parte de sus actividades podrían ajustarse a este rol.

EL ROL DE AGENTE DE CAMBIO DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El rol más completo y de mayor responsabilidad que asume el analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo para la empresa. Como analista, usted es un ajen te de cambio si desempeña cualquiera de las actividades relacionadas con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (que se explicara en la siguiente sección) y está presente en la empresa durante un largo periodo (de dos semanas a mas de un año). Un agente de cambio se puede definir como alguien que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y coopera con los demás para facilitar el cambio.

Su presencia en el negocio inicia el cambio. Como analista de datos, usted debe estar consciente de este hacho y utilizarlo como punto de partida para su análisis. De ahí que tenga que interactuar con los usuarios y la administración (sino son un o solo y el mismo) desde el principio de su proyecto. Sin su colaboración usted no podría entender lo que ocurre en una organización y el cambio real nunca se daría.

Si el cambio (es decir, la mejora al negocio que se pueden concretar mediante los sistemas de información) parece factible después de efectuar el análisis, el siguiente paso es desarrollar un plan para el cambio de manera conjunta con quienes tienen la facultad de autorizarlo. Una vez que se haya alcanzado el consejo acerca de los cambios por realizar, usted tendrá que interactuar constantemente con quienes hayan a cambiar.

En su calidad de analista de sistema desempeñando la función de agente de cambio, debe promover un cambio que involucre el uso de los sistemas de información. También es parte de su tarea enseñar a los usuarios el proceso del cambio, ya que las modificaciones a un sistema de información no sólo afectan a éste sino que provocan cambios en el resto de la organización.

CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

De la descripciones anteriores sobre los roles que desempeña el analista de sistemas, se deduce fácilmente que el analista exitoso debe contar con una amplia gama de cualidades. Hay una gran diversidad de personas trabajando como analistas de sistemas, por lo que cualquier descripción que intente ser general está destinada a quedarse corta en algún sentido. No obstante, la mayoría de los analistas de sistemas tienen algunas cualidades comunes

En primer lugar, el analista es un solucionador de problemas. Es una persona que aborda como un reto el análisis de problemas y que disfruta al diseñar soluciones factibles. Cuando es necesario, el analista debe contar con la capacidad de afrontar sistemáticamente cualquier situación mediante la correcta aplicación de herramientas, técnicas y su experiencia. El analista también debe ser un comunicador con capacidad para relacionarse con los demás durante extensos periodos. Necesita suficiente experiencia en computación para programar, entender las capacidades de las computaras, recabar los requisitos de información de los usuarios y comunicarlos a losa programadores. Asimismo, debe tener una ética personal y profesional firme que le ayude a moldear las relaciones con sus clientes.

El analista de sistemas debe ser una persona autodisciplinada y auto motivada, con la capacidad de administrar y coordinar los innumerables recursos de un proyecto, incluyendo a otras personas. La profesión de analista de sistemas es muy exigente; pero es una profesión en constante evolución que siempre trae nuevos retos.

EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS

A lo largo de este capitulo, nos hemos referido al enfoque sistemático que el analista toma en relación con el análisis y diseño de sistemas de información. Gran parte de este enfoque se incluye en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC, Systems Development Life Cycle). El SDLC es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo especifico de actividades del analista y el usuario.

Los analistas no se ponen de acuerdo en la cantidad de fases que incluye el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, pero en general alaban su enfoque organizado. Aquí hemos dividido el ciclo en siete fases, como se aprecia en la figura 1.3. A pesar de que cada fase se explica por separado, nunca se realiza como un paso aislado. Más bien, es posible que varias actividades ocurran de manera simultánea, y algunas de ellas podrían repetirse. Es mas practico considerar que el SDLC se realiza por fases (con actividades en pleno apogeo que se traslapan con otras hasta terminarse por completo) y no en pasos aislados.

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

En esta primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa escrítica para el éxito del resto del proyecto, pues a nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema que no era el que se debía resolver.

La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio. A continuación, en conjunto con otros miembros de la organización, el analista determina con precisión cuales son los problemas. Con frecuencia los problemas son detectados por alguien más, y esta es la razón de la llamada inicial al analista. Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de información computarizados. El aprovechamiento de las oportunidades podría permitir a la empresa obtener una ventaja competitiva o establecer un estándar para la industria.

La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase. En primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir. A continuación, podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos aplicándolas a problemas u oportunidades específicos.

Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinar el proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase consisten en entrevistar a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase es un informe de viabilidad que incluye una definición del problema y un resumen de los objetivos. A continuación, la administración debe decidir si se sigue adelante con el proyecto propuesto.

Si el grupo de usuarios no cuenta con fondos suficientes, si desea atacar problemas distintos, o si la solución a estos problemas no amerita un sistema de cómputo, se podría sugerir una solución diferente y el proyecto de sistemas se cancelaría.

DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan y son para determinar los requerimientos de información de un negocio se encuentran métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos

El desarrollo rápido de aplicaciones (RAD, Rapad Application Development) es un enfoque orientado a objetos para el desarrollo de sistemas que incluye un método de desarrollo (que abarca la generación de requerimientos de información) y herramientas de software. En este libro se aborda en el capitulo 6, en conjunto con la elaboración de prototipos, porque su enfoque filosófico es similar, aunque su método para crear un diseño con rapidez y obtener una pronta retroalimentación por parte de los usuarios es un poco diferente. (En el capitulo 18 se abunda en los enfoques orientados a objetos.)

En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el analista se esfuerza por comprender la información que necesita los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Como puede ver, varios de los métodos para determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente con los usuarios. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización y sus objetivos. En ocasiones sólo realizan las dos primeras fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Esta clase de estudio podría tener un propósito distinto y por lo general lo lleva a la práctica un especialista conocido como analista de información (IA, Información Analista).

Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del área de operaciones. El analista de sistema necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quien (la gente involucra), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuando (el momento oportuno y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia. A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseño de un nuevo sistema.

Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que "siempre se han hecho de esta manera", quizá será necesario que el analista mejore los procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados.

ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma grafica estructurada. A partir de los diagramas de flujote datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como sus respectivas especificaciones.

Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción. Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas: español estructurado, tablas y árboles de decisión.

En este puno del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista el prepara una propuesta de sistemas que sintetizar sus hallazgos, proporciona un análisis de costo/ beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que debe hacer. Si la administración de la empresa considera factibles algunas de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problemas de sistemas es único, y nunca existe solo una solución correcta. La manera de formular una recomendación o solución depende de las cualidades y la preparación profesional de cada analista.

DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO

En la fase de diseño del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos que asegurar que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.

La concepción de la interfaz d usuarios forma parte del diseño lógico del sistema de información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante. Entre los ejemplos de interfaces de usuarios se encuentran el teclado (para teclear preguntas y respuestas), los menús en pantalla (para obtener los comandos de usuarios) y diversas interfaces graficas de usuarios (GUIs, Graphical User Interfaces) que se manejan a través de un ratón o una pantalla sensible al tacto.

La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que almacenaran gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de información. En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para diseñar la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de información de estos últimos.

Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento; también podrían incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujos de datos, un diagrama de flujo del sistema, y los nombres y funciones de cualquier rutina de código previamente escrita.

DESARROLLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE

En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se encuentran los diagramas de estructura, los diagramas de Nassi-Shneiderman y el pseudocodigo. El analista se vale de una mas de estas herramientas para comunicar al programador lo que se requiere programar.

Durante esta fase el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en línea y sitios Web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes (FAQ, Frequently Asked Questions) en archivos "Léame" que se integran en el nuevo software. La documentación indica a los usuarios como utilizar el software y lo deben hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso.

Los programadores desempeñar un rol clave en esta fase porque diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de computo. Si el programa se ejecutara en un entorno de mainframe, se debe crear un lenguaje de control de trabajos (JCL, Job Control Language). Para garantizar la calidad, un programador podría efectuar un repaso estructurado del diseño o del código con el propósito de explicar las partes complejas del programa a otro equipo de programadores.

PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Antes de poner el sistema en funcionamiento es necesario probarlo. Es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios. Una parte de las pruebas las realizan los programadores solo, y la otra la lleva a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realiza una seria de pruebas con datos de muestra para determinar con precisión cuales son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual.

El mantenimiento del sistema de información y su documentación empieza en esta fase y se lleva a cabo de manera rutinaria durante toda su vida útil. Gran parte del trabajo habitual del programador cosiste en el mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de manera automática a través de un sitio Web. Muchos de los procedimientos sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de vida del desarrollo de sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al mínimo.

IMPLEMENTACION Y EVALUACION DEL SISTEMA

Esta es la ultima fase del desarrollo de sistemas, y aquí el analista participa en la implementación del sistema de información. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la supervisión de esta es responsabilidad del analista de sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.

Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación se lleva a cabo durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando realmente. Debe hacerse hincapié en que, con frecuencia, el trabajo de sistemas es cíclico. Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podría obligar al analista a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado.

IMPACTO DEL MANTENIMIENTO

Después de instalar un sistema, se le debe dar mantenimiento, es decir, los programas d computo tienen que ser modificados y actualizados cuando lo requieran. En la figura 1.4 se ilustra el tiempo promedio que se invierte en darle mantenimiento un MIS típico. Según estimaciones, los departamentos invierten en mantenimiento de 48 a 60 por ciento del tiempo total del desarrollo de sistemas. Queda muy poco tiempo para el desarrollo de nuevos sistemas. Conforme se incrementa el número el número de programas escritos, también lo hace la cantidad d mantenimiento que requieren.

El mantenimiento se realiza por dos razones. La primera es la corrección de errores del software. No importa cuan exhaustivamente se pruebe el sistema, los errores se cuelan en los programas de computo. Los errores en el software comercial para PC se documentan como "anomalías conocidas", y se corrigen en el lanzamiento de nuevas versiones del software o en revisiones intermedias. En el software hecho a l medida, los errores se deben corregir e el momento que se detectan.

La otra razón para el mantenimiento del sistema es la mejora de las capacidades del software en respuesta a las cambiantes necesidades de una organización, que por lo general tienen que ver con alguna de las siguientes tres situaciones:

1. Con frecuencia, después de familiarizarse con el sistema de cómputo y sus capacidades, los usuarios requieren características adicionales.

2. El negocio cambia con el tiempo.

3. El hardware y el software cambian a un ritmo acelerado.

La figura 1.5 ilustra la cantidad de recursos-por lo general tiempo y dinero-que se invierte en el desarrollo y mantenimiento de sistemas. El área bajo la curva representa la cantidad total invertida. Como puede apreciar, es probable que con el paso del tiempo el costo total del mantenimiento rebase el costo de desarrollar el sistema. Pasado un cierto tiempo es más factible realizar un nuevo estudio de sistemas, debido a que, evidentemente, el costo del mantenimiento continuo es mayor que el de la creación de un sistema de información completamente nuevo.

En síntesis, el mantenimiento es un proceso continuo durante el ciclo de vida de un sistema de información. Después de instalar el sistema de información, por lo general el mantenimiento consiste en corregir los errores de programación que previamente no se detectaron. Una vez corregidos estos errores, el sistema alcanza un estado estable en el cual ofrece un nuevo servicio confiable a sus usuarios. El mantenimiento durante este periodo podría consistir en eliminar algunos errores previamente no detectados y en actualizar el sistema con algunos cambios menores. Sin embargo, conforme pasa el tiempo y los negocios y la tecnología cambian, los esfuerzos de mantenimiento se incrementan de manera considerable.

 

USO DE HERRAMIENTAS CASE

A lo largo de este libro hacemos énfasis en la necesidad de un enfoque sistemático e integrar para el análisis, diseño e implementación de sistemas de información. Reconocemos para ser productivos, los analistas de sistemas deben realizar sus tareas de una manera organizada, precisa y minuciosa. Desde principios de la década de 1990, los analistas empezaron a beneficiarse de las herramientas de productividad, denominadas herramientas de ingeniería de Software Asistida por Computadora (CASE, Competer-Aided Software Engineering), que se crearon explícitamente para mejorar su trabajo rutinario mediante apoyo automatizado. De acuerdo con un estudio resiente, era mas probable que los departamentos de sistemas de información con mas de 10 empleados adoptaran las herramientas CASE que los departamentos con menos empleados. Los sistemas, procedimientos y practicas administrativas de las organizaciones podrían restringir la difusión de las herramientas CASE. Los analistas de sistemas se apoyan en estas herramientas, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida, para incrementar la productividad, comunicarse de manera más eficiente con los usuarios e integrar el trabajo que desempeñan en el sistema.

RAZONES PARA EL USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE

Aumento en la productividad del analista: Visible Analyst (VA) es una herramienta CASE que da al analista de sistemas la posibilidad de realizar plantación, análisis y diseño por medios gráficos, con el propósitos de construir aplicaciones cliente-servidor y bases de datos complejas. Esta herramienta permite modelar los datos, procesos y objetos en diferentes formatos. Visible Analyst genera información sobre el modelo en muchas formas distintas, incluyendo COBOL, C, Visual Basic, SQL y XML. (En el sitio Web de este libro encontrara ejercicios de VA parcialmente terminados para las Experiencias con HyperCase y el Caso de la CPU que se sigue en los capítulos de este libro.)

Visible Analyst permite que sus usuarios dibujen y modifiquen diagramas con facilidad. De esta manera, el analista en mas productivo tan solo con la reducción del tiempo considerable que se invierten en dibujar y corregir manualmente diagramas de flujos de datos hasta que tengan una apariencia aceptable.

Un paquete de herramientas como Visible Anilyst también mejora la productividad de grupos al dar a los analistas la posibilidad de compartir fácilmente el trabajo con otros miembros del equipo, quienes solo tienen que abrir el archivo en sus PCs y revisar o modificar lo que se haya hecho. Esta facilidad de compartir el trabajo reduce el tiempo necesario para reproducir diagramas de flujo de datos y distribuirlos entre los miembros del equipo. Por tanto, en vez de requerir una distribución rigurosa y un calendario de respuestas con fines de retroalimentación, un paquete de herramientas permite a los miembros del equipo de análisis de sistemas trabajar con los diagramas siempre que lo necesiten.

Las herramientas CASE también facilitan la interacción entre miembros de un equipo al hacer que la diagramación sea un proceso iterativo y dinámico mas que uno en el cual los cambios causen molestia y se conviertan en un freno para la productividad. En este caso la herramienta CASE para dibujar y grabar diagramas de flujos de datos ofrece un registro de la evolución de las ideas del equipo en lo concerniente a los flujos e datos.

Mejora de la comunicación analista-usuario: Para que el sistema propuesto se concrete y sea útil en la práctica, es esencial una excelente comunicación entre analista y usuarios durante todo el ciclo de vida del desarrollo de sistemas. El éxito de la fruta implementación del sistema depende de la capacidad de analistas y usuarios para comunicarse de una manera eficiente. Hasta el momento, de las experiencias de analistas que utilizan herramientas CASE se desprende que su uso fomenta una mayor y mas eficiente comunicación entre usuarios y analistas.

Analistas y usuarios por igual informan que las herramientas CASE ponen a su alcance un medio para comunicar aspectos del sistema durante su conceptualizacion. A través de apoyo automatizado que incluye salida en pantalla, los clientes pueden apreciar de inmediato como están representados los flujos de datos y otros conceptos del sistema, y pueden solicitar correcciones o cambios que hubieran tomado demasiado tiempo con herramientas anteriores.

El hecho de que un diagrama en particular sea considerado como útil por los usuarios o los analistas al final del proyecto es cuestionable. Lo importante es que este apoyo automatizado para muchas actividades de diseño del ciclo de vida es un medio para llegar a un fin al fungir como catalizador de la interacción analista-usuario. Los mismos argumentos que se utilizan para apoyar el rol de las herramientas CASE en el incremento de la productividad son igualmente validos en este escenario; es decir, las tareas de dibujo, reproducción y distribución toman mucho menos tiempo, de tal forma que es más sencillo compartir el trabajo en progreso con los demás usuarios.

Integración de las actividades del ciclo de vida: La tercera razón para el uso de la herramientas CASE es integrar las actividades y proporcionar continuidad de una fase a la siguiente durante el ciclo de desarrollo de sistemas.

Las herramienta CASE son especialmente útiles cuando una fase en particular del ciclo de vida requiere varias iteraciones de retroalimentación y modificaciones. Recuerde que la intervención de los usuarios puede ser importante en cada una de las fases. La integración de actividades mediante el uso subyacente de tecnologías facilita a los usuarios la comprensión de la manera en que se relacionan y dependen entre si todas las fases del ciclo de vida.

Evaluar de manera precisa los cambios en el mantenimiento: La cuarta, y probablemente una de la razones mas importantes para el uso de herramientas CASE, es que permiten a los usuarios analizar y evaluar el impacto de los cambios en el mantenimiento. Por ejemplo, el tamaño de un elemento como un número de cliente podría requerir a largarse. La herramienta CASE pueden generar referencias cruzadas de cada pantalla, informe y archivo en el cual sea utilizado el elemento, dando lugar a un plan de mantenimiento integral.

HERRAMIENTA CASE DE BAJO Y ALTO NIVEL

Las herramientas CASE se clasifican como bajo nivel, de alto e integradas, estas ultimas combinando las de alto y bajo nivel en un solo conjunto. A pesar de que los expertos difieren en los criterios que definen con precisión cuales son herramientas CASE de alto nivel y cuales las de bajo nivel, podría ser útil clasificarlas con base en los usuarios a los que dan apoyo. Las herramientas CASE de alto nivel ayudan principalmente a los analistas y diseñadores, en tanto que la de bajo nivel son utilizadas con mas frecuencia por programadores y trabajadores que deben implementar los sistemas diseñados con herramientas CASE de alto nivel.

HERRAMIENTAS CASE DE ALTO NIVEL

Una herramienta CASE de alto nivel da al analista la posibilidad de crear y modificar el diseño del sistema. Toda la información relacionada con el proyecto se almacena en una enciclopedia denominada deposito CASE, una enorme colección de registros, elementos, diagramas, pantallas, informes e información diversa (véase la figura 1.6). Con la información del deposito se podrían generar informes que muestren donde esta incompleto el diseño o donde contiene errores.

Las herramientas CASE de alto nivel también pueden apoyar la modelación de los requerimientos funcionales de una organización, ayudar a los analistas y usuarios a definir el alcance de un proyecto determinado y a visualizar la forma en que el proyecto se combina con otras partes de la organización. Además, algunas herramientas CASE de alto nivel pueden ayudar en la creación de prototipos de diseños de pantallas e informes.

HERRAMIENTAS CASE DE BAJO NIVEL

Las herramientas CASE de bajo nivel se utilizan para generar código fuerte de computadora, eliminando así la necesidad de programar el sistema. La generación de código tiene varias ventajas.

1. El sistema se puede generar más rápido que si tuviera que escribir todos los programas. No obstante, con frecuencia el periodo para familiarizarse con la metodología utilizada por el generador de código es muy largo, por lo que la generación del programa podría ser más lenta al principio. Además, es necesario ingresar por completo el diseño en el conjunto de herramientas, tarea que podría tomar un tiempo considerable.
2. La generación de código reduce el tiempo invertido en el mantenimiento. No hay necesidad de modificar, probar y depurar los programas de computadora. En lugar de eso, al modificador el diseño CASE se vuelve a generar el código. Si se invierte menos tiempo en el mantenimiento, se tiene mas tiempo para desarrollar nuevos sistemas y aligerar la acumulación de proyectos en espera de desarrollo.
3. Más de un lenguaje de computadora, de tal manera que se facilita la migración de sistemas de una plataforma, digamos de mainframe, a otra, como una PC. Por ejemplo, la edición de VA para corporaciones puede generar código fuente en lenguajes de tercera generación como ANSI, COBOL o C.
4. La generación de código ofrece una forma económica de ajustar los sistemas comerciales de fabricantes de sistemas a las necesidades de la organización. Con frecuencia, la modificación de esta clase de software implica un esfuerzo tan grande que su costo es mayor al de la compra del mismo. Con el software de generación de código, la compra de un diseño CASE y un deposito CASE para la aplicación permite al analista modificar el diseño y generar el sistema de computo modificado.
5. El código generado esta libre de errores de programación. Los únicos errores potenciales son los de diseño, los cuales se pueden minimizar produciendo informes de análisis CASE para garantizar que el diseño del sistema este completo y correcto.

La figura 1.7 ilustra los ciclos de vida del desarrollo de sistemas tradicionales y CASE. Observe que las partes de codificación, prueba y depuración del programa se han eliminado en el ciclo de vida CASE.

INGENIERIA INVERSA Y REINGENIERIA DE SOFTWARE

La ingeniería inversa y la reingeniería de software son métodos para alargar la vida de programas anteriores, conocidos como software de reingeniería asistida por computadora (CARE, Competer–Assisted Reengineering) para analizar y reestructurar el código de computadora existente. En el mercado hay varios conjuntos de herramientas de ingeniería inversa.

Observe en el termino reingeniería se utiliza en numerosos contextos diferentes de ingeniería, programación y negocios. Con frecuencia se emplea para denotar "reingeniería de procesos de negocios," que es una forma de darle una nueva orientación a los procesos clave de una organización. Los analistas de sistemas pueden desempeñar un rol importante en la reingeniería de procesos de negocios, puesto que muchos de los cambios requeridos sólo se pueden lograr mediante el uso de tecnología de información novedosa.

La ingeniería inversa es lo opuesto a la generación de código. Como se ilustra en la figura 1.8, el código fuente de la computadora es examinado, analizado y convertido en actualidades para el depósito. El primer paso de la ingeniería inversa de software es cargar, en el conjunto de herramientas el código de programa existe (tal como se haya escrito en COBOL, C o cualquier otro lenguaje de alto nivel). Según el conjunto de herramientas producen algunos o todos los elementos siguientes:

1. Estructuras de datos y elementos que describen los archivos y registro almacenados

Por el sistema.

2. Diseños de pantallas, si el programas es en línea.

3. Esquema de informes para programas por lotes.

4. Un diagrama de estructura que muestra la jerarquía de los módulos del programa.

5. Diseño y relaciones de bases de datos.

El diseño de almacenado en el deposito podría modificarse o incorporarse en información de otro proyecto CASE. Cuando se terminan todas las modificaciones, el nuevo código del sistema puede volver a generarse. La reingeniería se refiere al proceso completo de convertir el código del programa al diseño CASE, modificar el diseño y volver a generar el nuevo código de programa.

Son varias las ventajas que se consiguen al utilizar un conjunto de herramientas de ingeniería inversa:

1. Reducción de tiempo requerido para el mantenimiento del sistema, con lo cual queda más tiempo para nuevos desarrollos.

2. Se genera documentación, que podría haber sido inexistente o mínima en los programas anteriores.

3. Se crean programas estructurados a partir de código de computadora no estructurado o pobremente estructurado.

4. Los cambios futuros al almacenamiento son más sencillos, porque se pueden realizar al nivel del diseño más que al nivel del código.

5. Es posible analizar el sistema con el fin de eliminar porciones, sin utilizar de código de computadora, el cual aun podría estar presente en programas anteriores a pesar de que las revisiones hechas al programa a lo largo de los años lo hayan vuelto obsoleto.

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS ORIENTADO A OBJETOS

El análisis y diseño orientado a objetos es un enfoque cuyo propósito es facilitar el desarrollo de sistemas que deben cambiar con rapidez en respuestas a entornos de negocios dinámicos. El capitulo 19 le ayuda a entender el análisis y diseño de sistema orientados a objetos, en que difiere del enfoque estructurado del SDLC y bajo que circunstancias es apropiado utilizar un enfoque orientado a objetos.

Es difícil trabajar bien con técnicas orientadas a objetos en situaciones en la cuales sistemas de información complicados requieren mantenimiento, adaptación y rediseño de manera continua. Los enfoques orientados a objetos utilizan el estándar de la industria para la modelación de sistemas orientaos a objetos, el lenguaje unificado de modelación

(UML, Unified Modeling Language), para analizar un sistema en forma de modelo de casos de uso.

La programación orientada a objetos difiere de la programación tradicional de procedimientos en que la primera examina los objetos que conforman un sistema. Cada objeto es una representación en computadora de alguna cosa o suceso real. Los objetos pueden ser clientes, artículos, pedidos, etc. los objetos se representan y agrupan en clase, que no optimas para su reutilización y mantenimiento. Una clase define el conjunto de atributos y comportamiento que comparten los objetos que esta contiene

PROGRAMACION EXTREMA Y OTRAS METODOLOGIAS ALTERNAS

Aunque este libro se enfoca en la metodología que actualmente se utiliza de manera más amplia, en ocasiones el analista tendrá que reconocer que la organización se podría beneficial de una metodología alterna. Quizás un proyecto de sistema con un enfoque estructurado haya fallado, o quizás las subcultura que existe en la organización, compuesta, por diferentes tipos de grupos de usuarios, parezcan mas proclives a utilizar un método alterno. Que merecen y han sido explicados en sus propios libros e investigaciones. Sin embargo, al mencionarlo aquí esperamos que usted tome conciencia de que, bajo ciertas circunstancias, su organización podría requerir una alternativa o complemento para un análisis y diseño estructurado y para el ciclo de vida del desarrollo de sistemas.

La programación externa (XP, Extreme Programmig) es un enfoque para el desarrollo de software que utiliza buena práctica de desarrollo y las lleva a los extremos. Se basa en valores, principios y prácticas esenciales los cuatros valores son la comunicación, la simplicidad, la retroalimentación y la valentía. Recomendamos a los analistas de sistemas que adopten estos valores en todos los proyectos que emprendan, no solo cuando recurran a medidas de programación externa.

Durante la fase de terminación del mismo de un proyecto, con frecuencia es necesario realizar ajustes en la administración del mismo. En el capitulo 3 veremos que XP puede garantizar la terminación exitosa de un proyecto ajustando recursos importantes con el tiempo, el costo, la cualidad y el alcance. Cuando estas cuatro variables de control se incluyen adecuadamente la planeación, se propicia un equilibrio entre los recursos y las actividades requeridas para completar el proyecto.

El llevar las prácticas de desarrollo al extremo es más recomendable cuando se siguen prácticas propias de XP. En el capitulo 6 descubrimos cuatro prácticas esenciales de XP: la liberación limitada, la semana de trabajo de 40 horas, alojar a un cliente en el sitio y el uso de la programación en parejas. A primera vista estas prácticas parecen extremas, pero como observara, podemos aprender algunas lecciones valiosas al incorporar muchos de estos valores y practicas de XP en los proyectos de análisis y diseños de sistemas.

La creación de prototipos (que es diferente ala creación de prototipos que veremos en el capítulo 6) es uno de los métodos alternos más populares, junto con ETHICS, el enfoque de usar un campeón del proyecto, la Metodología Sofá Systemsy Multiview. La creación de prototipo, concebida originalmente en otras disciplinas y aplicadas a los sistemas de información, surgió como respuesta a los extensos de desarrollo asociados con el enfoque del ciclo de vida del desarrollo de sistemas y a la incertidumbre que existen con frecuencia en relación con los requerimientos de los usuarios. ETHICS, por su parte, se presento como una metodología socio-técnica que combina soluciones sociales y técnicas. El enfoque de usar un campeón del proyecto, un concepto tomado de la mercadotecnia, adopta la estrategia de involucrar a una persona clave de cada área donde tiene influencia el sistema para garantizar el éxito del mismo. La Metodología Sofá Systems fue concebida como una manera de modelar un mundo muchas veces caótico mediante el uso de "imágenes ricas", ideogramas que captan los relatos característicos de una organización. Multiview se propuso como una forma de organizar y utilizar elementos de diversas metodologías en competencia.

RESUMEN

La información se puede considerar como un recurso organizacional. Como tal, se debe manejar con cuidado, al igual que los demás recursos. La disponibilidad de gran poder de cómputo en las organizaciones ha propiciado una explosión de información y, en consecuencia, se debe prestar mayor atención al manejo de la información generada.

EXPERIENCIA CON HYPERCASE®

"Bienvenido a Maple Ridge Engineering, al que en adelante llamaremos MRE. Esperamos que disfrute su trabajo de consultor de sistemas para nosotros. A pesar de que he trabajador aquí durante cinco años en diferentes actividades, recién fui asignado para fungir como apoyo administrativo para Snowden Evans, el jefe de nuevo Departamento de Capacitacion y Administración de Sistemas. Ciertamente somos un grupo heterogéneo. Conforme se familiarice con la compañía, asefurece de aprovechar todos sus conocimientos, tanto técnicos como relativos a las personas, para entender como somos e identificar los problemas y conflictos relacionados con nuestros sistemas de información que usted considere susceptibles de arreglar".

"Para ponerlo al tanto, le diré que Maple Ridge Engineering es una compañía de ingeniería medica de mediano tamaño. El año pasado nuestros ingresos rebasaron 287 millones de dólares. Empleamos alrededor 335 personas. Hay cerca 150 empleados administrativos, así como personal directivo de oficinas, como yo, y aproximadamente 75 profesionalitas, como ingenieros, médicos y analistas de sistemas, y cerca de 110 empleados como dibujantes y técnicos".

"Hay cuatro oficinas a través de HyperCase, usted no visitará en nuestras oficinas centrales en Maple Ridge, Tennessee. Tenemos otras tres sucursales al sur de Estados Unidos: Atlanta, Georgia, Charlotte, Carolina del Norte; y Nueva Orleáns, Luisiana. Nos dará gusto que nos visite".

"Por el momento, explore HyperCase.con Nestcape Navigator o Microsoft Internet Explorer".

"Para aprender mas sobre Maple Ridge Engineering como compañía, para saber como entrevistar a nuestro empleados, quien utilizara los sistemas que usted diseñe y como son sus oficinas dentro de nuestra compañía, visite el sitio Wed de este libro y seleccione el vinculo HyperCase. Al desplegarse la pantalla de HyperCase, elija Stara e ingresara a la recepción de Maple Ridge Engineering. A partir de aquí puede empezar de inmediato su trabajo de consultaría".

Este sitio Wed contiene información útil para el proyecto de archivos que usted puede bajar a su computadora. Uno de los archivos contiene una serie de archivos de datos de visible Analyst para utilizarse en HyperCase. Estos archivos incluyen una serie parcialmente construidas de diagramas de flujo de datos, diagrama de entidad-relación y el deposito CASE. El sitio Wed de HyperCase también contiene ejercicios adicionales. HyperCase esta diseñado para facilitar su exploración, así que no ignore cualquier objeto o pista que encuentre en la página Web.

Los analistas de sistemas recomiendan, diseñan y dan mantenimiento a diversos tipos de sistemas, como los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS), sistemas de automatización de la oficina (OAS), sistemas de trabajo del conocimiento (KWS) y sistemas de información gerencial (MIS). También crean sistemas orientados a la toma de decisiones, como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS), sistemas expertos (ES), sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS), sistemas de trabajo colaborativo apoyados por computadoras (CSCWS) y sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS). Muchas aplicaciones se conciben originalmente para, o se migran a, la Web para apoyar el comercio electrónico.

El diseño y análisis de sistemas es un enfoque sistemático para identificar problemas, oportunidades y objetivos; para analizar los flujos de información de las organizaciones, y para diseñar sistemas de información computarizados destinados a solucionar problemas. Los analistas de sistemas se ven precisados a desempeñar diversos roles durante le transcurso de su trabajo. Algunos de estos roles son: 1) consultor externo para el negocio 2) experto en apoyo dentro de un negocio y 3) agente de cambio en situaciones tanto internas como externas.

Los analistas poseen un amplio rango de habilidades. En primer lugar, y mas importante, el analista es un solucionador de problemas; alguien que disfruta el reto de analizar un problema e idear soluciones factibles. El analista de sistemas requiere habilidades de comunicación que le permitan relacionarse de manera significativa con diversas clases de gente diariamente, así como habilidades de computación. El involucramiento del usuario del usuario final es crítico para el éxito del proyecto.

Los analistas actúan de manera sistemática. El marco para este enfoque sistemático lo ofrece el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC). Este ciclo de vida se puede dividir en siete fases secuenciales, aunque en realidad las fases s interrelacionan y con frecuencias se llevan a cabo de manera simultanea. Las siete fases son: identificación de problemas, oportunidades y objetivos; determinación de los requerimientos de información; análisis de las necesidades del sistema; diseño del sistema recomendado; desarrollo y documentación del software; prueba y mantenimiento del sistema, e implementación y evaluación del sistema.

Los paquetes de software automatizados, basado en el PC, para el análisis y diseños de sistemas se reconocen como herramientas de ingeniería de software asistida por computadora (CASE). Las cuatros razones para adoptar las herramientas CASE son: incrementar la productividad del analista, mejorar la comunicación entre analistas y usuarios, integrar las actividades las actividades del ciclo de vida, y analizar y valorar el impacto de los cambios en el mantenimiento. Los analistas también emplean enfoques de reingeniería inversa de software y reingeniería con el propósito de extender la vida útil del software heredado.

El análisis orientado a objetos (OOA) y el diseño orientado a objetos (OOD) constituyen un enfoque distinto de desarrollo de sistema. Estas técnicas se basan en los aspectos de la programación orientada a objetos que hayan sido codificados en UML, un lenguaje estandarizado de modelación en el cual los objetos generados no solo incluyen código referente a los datos sino también instrucciones acerca de las operaciones que se realizaran sobre los datos.

Cuando la situación particular de una organización así lo requiera, el analista podría dejar el SDLC y probar una metodología alterna. Un enfoque

, denominado programación externas (XP), lleva al límite las prácticas de análisis y diseño. La creación de prototipos, ETHICS, el uso de un campeón del proyecto, la metodología Soft Systems y Multiview son enfoques de desarrollo que ofrecen perspectivas diferentes.

PALABRAS Y FRASES CLAVE

Agente de cambio

Análisis orientado a objetos (OOA)

Análisis y diseño de sistemas

Análisis y diseño de sistemas orientado a objetos (O-O)

Analista de sistemas

Aplicaciones de comercio electrónico

Asistente digital personal (PDA)

CARE (reingeniería asistida por computadora)

Ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC)

Comercio móvil

Consultor de sistemas

Creación de prototipos

Deposito CASE

Desarrollo rápido de aplicaciones (RDA) Diseño orientado a objetos (OOD) Enfoque de uso de un campeón del proyecto

ETHICS

Sistemas de automatización de la oficina (OAS)

Sistemas de información gerencial (MIS)

Sistemas de plantación de recursos empresariales (ERP)

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

Experto en soporte técnico

Gorupware

Herramientas CASE

Información generada por computadora

Ingeniería de software Asistida por

Computadora (CASE)

Ingeniería inversa de software

Inteligencia artificial (AL)

Lenguaje unificado de modelación (UML)

Mantenimiento de generación de código

Metodología Soft Systems

Migración de sistemas

Multiview

Programación externa (XP)

Reingeniería

Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo (GDSS)

Sistemas de trabajo colaborativo

Apoyo por computadora (CSCWS)

Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS)

Sistemas expertos

Sistemas Web

Software de código abierto

Software heredado